Vânătoarea de bani transformă finanțarea într-o capcană. Cele mai frecvente șase greșeli pe care le fac IMM-urile când accesează fonduri europene

Pentru multe IMM-uri, accesarea de fonduri europene este o oportunitate care nu trebuie ratată. În realitate, ele nu ar trebui să fie punctul de pornire al unei afaceri sau al unei investiții, ci un instrument care vine în completarea unei strategii deja conturate. Aici apare însă una dintre cele mai frecvente greșeli: antreprenorul nu pleacă de la nevoia reală a companiei, ci de la linia de finanțare disponibilă. Dar greșelile IMM-urile sunt mai multe.

Vânătoarea de fonduri

O primă greșeală, foarte comună de altfel, este „vânătoarea de fonduri”, așa cum o definește Florin Jianu, președintele IMM România. „Nu întotdeauna finanțările urmează proiectele, ci proiectele sunt cele care urmăresc finanțările. Asta pentru că IMM-ul vede ce anume este finanțabil și apoi își adaptează planurile în funcție de eligibilitate. Nu așa arată o rețetă de succes, ar trebui să fie fix invers”, apreciază el.

Partea bună aici este faptul că antreprenorii români știu că există fonduri europene și știu că le pot atrage. Partea mai complicată este că această disponibilitate a finanțărilor ajunge uneori să distorsioneze decizia de business. În loc ca firma să își clarifice mai întâi direcția de dezvoltare, investiția necesară și piața pe care vrea să intre, proiectul este construit în jurul a ceea ce se finanțează la un anumit moment.

Aceeași problemă este semnalată și de Robert Pavelescu, director executiv al Asociației Consultanților din România pentru Accesarea Fondurilor Europene (ACRAFE). „Prima greșeală este că antreprenorul pleacă de la linia de finanțare către afacere. Unii spun din prima că vor să iau fonduri. Când sunt întrebați ce afacere au, ei răspund că se pot plia pe ce activități se finanțează. Dacă pleci așa la drum, nu este în regulă. Antreprenorul trebuie să aibă foarte clar întipărit ceea ce vrea să facă, să studieze piața, apoi să încerce să identifice fonduri care să îl ajute în afacerea sa”, spune acesta.

Cu alte cuvinte, fondurile europene pot finanța o strategie, dar nu o pot înlocui. Dacă proiectul este construit doar pentru că „se dau bani”, riscul este ca investiția să fie eligibilă pe hârtie, dar slabă ca logică economică. Firma poate ajunge să cumpere echipamente de care nu are nevoie, să intre într-o piață pe care nu o înțelege sau să își asume costuri pe care nu le poate susține.

„Eligibil” nu înseamnă automat „viabil”

O altă confuzie frecventă este între eligibilitate și viabilitate. Faptul că o companie se încadrează într-o linie de finanțare nu înseamnă automat că proiectul ei este unul solid, bancabil sau sustenabil după implementare. Ghidul poate spune că anumite cheltuieli sunt eligibile, dar piața poate spune altceva: că investiția este prea mare, prea riscantă sau insuficient pregătită.

El face o distincție importantă între consultanța de business și consultanța specializată în atragerea de fonduri. „Sunt două tipuri de consultanță. Consultanța de business, care se uită la sănătatea afacerii, și consultanța specializată în atragerea de fonduri, indiferent că vorbim de fonduri europene, norvegiene, elvețiene, Banca Mondială sau chiar bani de la bugetul de stat. Lucrurile sunt diferite și lumea face confuzii”, explică directorul executiv.

În practică, un consultant de fonduri poate ajuta firma să înțeleagă regulile finanțatorului. Iar apoi, să pregătească documentația, să maximizeze șansele de punctaj și să gestioneze implementarea. Dar ideea de business aparține antreprenorului. Tot antreprenorul trebuie să știe dacă piața este suficient de mare, dacă produsul are cerere, dacă modelul de venituri este realist și dacă investiția merită făcută chiar și în condițiile în care grantul nu acoperă toate costurile.

„Unii întreabă: crezi că merge? Asta ține de consultanța de business. Este de apanajul antreprenorului, de abilitățile lui, de modul în care studiază piața. Inițiativa de business aparține antreprenorului. Consultantul îl sfătuiește cum să obțină finanțarea și cum să ia banii de la finanțator”, spune Pavelescu.

Costurile reale sunt mai mari decât par

A doua mare greșeală ține de subestimarea dimensiunii financiare a proiectului. Mulți antreprenori văd procentul de grant și presupun că restul va fi ușor de acoperit. În realitate, costurile neeligibile, TVA-ul, inflația, întârzierile, eventualele modificări de preț și capitalul de lucru pot schimba radical ecuația inițială.

Florin Jianu spune că firmele nu își adaptează întotdeauna corect proiectele din perspectivă tehnică și financiară. „Fie supradimensionează, fie le lipsește informația corectă. Nu știu sau nu sunt informate de consultanți că apar costuri neprevăzute, că unele costuri inițiale sunt mai mari. Din finanțări de 70% grant și 30% cofinanțare, de fapt ajungi la 50-50, dacă nu chiar 40-60, cu 60% cofinanțare. Apar costuri, inflație, lucruri la care nu te-ai gândit, mai ales unde sunt implicate construcții. Achizițiile de utilaje sunt mai simple”, explică președintele IMM România.

Această diferență dintre cofinanțarea teoretică și contribuția reală este una dintre cele mai importante capcane pentru IMM-uri. Pe hârtie, grantul poate părea suficient de generos. În practică, firma trebuie să aibă bani nu doar pentru partea proprie, ci și pentru cheltuieli care nu intră la finanțare, pentru eventuale diferențe de preț și pentru perioadele în care banii sunt cheltuiți înainte de a fi decontați.

Robert Pavelescu punctează aceeași problemă: „Consultantul explică foarte clar că nu îți ajung fondurile pentru business-ul respectiv. Când accesezi, trebuie să cheltui banii în niște condiții de legalitate. Mai există și riscul ca unele cheltuieli să fie neeligibile. Mai trebuie bani în afara părții tale de cofinanțare, ca să acoperi partea neeligibilă și ca să susții afacerea la început de drum”.

Pentru firmele aflate la început, această problemă poate deveni critică. O afacere nu funcționează, de regulă, din prima zi la capacitate maximă. Are nevoie de timp ca să producă, să vândă, să încaseze și să ajungă la un flux de numerar stabil.

„Marea majoritate a celor la început de drum nu realizează că afacerea nu poate funcționa din prima zi. Poate doar covrigăriile fac bani din a doua zi. Azi face produsul și mâine se vinde. Dar în rest, ai nevoie de o perioadă în care afacerea să devină profitabilă. Trebuie să dispui de capital. Sunt mulți care iau fonduri și se blochează pentru că nu mai au capital să susțină afacerea pentru încă una, două sau șase luni, în funcție de nevoile business-ului”, spune Pavelescu.

Consultantul „end-to-end”

În acest context, rolul consultantului devine esențial. Nu pentru că ar putea transforma orice idee într-un proiect câștigător, ci pentru că procesul de finanțare presupune reguli, corelări, documente, termene și riscuri pe care multe IMM-uri nu au cum să le stăpânească intern.

Florin Jianu spune că „rolul consultantului este esențial”, mai ales pentru că accesarea fondurilor europene este un domeniu de specializare în sine. „O companie trebuie să își cunoască domeniul. Consultanța este, în sine, un domeniu de specializare pe care o firmă din construcții, servicii sau industrie nu îl stăpânește. Nu este doar birocrație, ci o abordare administrativă complexă. Încurajez apelarea la consultanți”, spune el.

Totuși, alegerea consultantului de fonduri europene este la rândul ei o decizie strategică. Nu orice consultant este potrivit pentru orice proiect, iar experiența relevantă contează. „Consultanții sunt de mai multe feluri. Trebuie să te asiguri că are expertiză, să vezi ce specializare are. Nu cred în consultanți care fac de toate. Dacă au un portofoliu de proiecte câștigate într-un anumit domeniu, șansele sunt mai bune alături de ei în acel domeniu”, spune Jianu.

Robert Pavelescu descrie rolul consultantului ca pe unul care începe înainte de depunere și continuă mult după semnarea contractului. Un consultantul end-to-end ajută firma să înțeleagă ghidul, să depună proiectul, să răspundă la clarificări, să gestioneze relația cu finanțatorul și apoi să implementeze corect proiectul.

„Rolul consultantului este unul mai lung. Te ajută în birocrația de început, de la depunerea proiectului, așteptarea deciziei, apoi răspunsurile la clarificările cerute. Dar continuă până la implementarea proiectului. Unii au treabă cu consultantul doar la început, iar după ce au aplicat – renunță. Aici este o greșeală, pentru că apar multe lucruri pe traseu pe care doar consultantul știe să le rezolve”, sumarizează Pavelescu.

În opinia lui, „mulți cred că dificultatea de accesare vine din scrierea proiectului, dar de fapt vine din implementarea lui. Unii se adresează consultantului doar pentru scrierea proiectului, iar după ce semnează contractul nu mai apelează la consultant și aplică singuri proiectul. Dar când merg cu deconturile la finanțator, pot constata că nu primesc banii”.

Ghidurile pot fi citite, dar nu întotdeauna înțelese

Eligibilitatea pentru fonduri europene este doar pragul minim. În multe apeluri, banii sunt distribuiți competitiv, iar proiectele sunt ierarhizate. Asta înseamnă că nu este suficient să ai documentele corecte și să te încadrezi în condiții. Trebuie să ai un proiect mai bine construit decât al altor aplicanți.

„Acele ghiduri sunt destinate oricărui cetățean european, care – după ce le citește – să poată să scrie un proiect. Din păcate, ghidurile sunt prea tehnice, conțin mulți termeni neclari care nu sunt explicați. Sunt mai mult destinate consultanților. La modul practic, ai mai avea nevoie de un ghid ca să înțelegi ce scrie în ghid”, descrie Pavelescu.

De aici vine și riscul promisiunilor nerealiste. Sunt consultanți în fonduri europene care garantează succesul, deși orice ghid spune că aprobarea nu este garantată. „Nu poate nimeni garanta, pentru că majoritatea apelurilor sunt competitive. Pot exista planuri de business mai bune. Consultantul face corect lucrurile și șansele sunt mai mari. Sunt șanse mai mari decât dacă aplici singur”, spune directorul executiv ACRAFE.

Birocrația există, dar nu explică tot

Birocrația rămâne una dintre problemele reale ale accesării de fonduri europene. Documentația este stufoasă, regulile sunt numeroase, iar procesul poate fi dificil pentru o companie mică, fără departamente dedicate. Dar a pune totul pe seama birocrației înseamnă a rata o parte importantă a problemei.

În multe cazuri, proiectele eșuează pentru că sunt gândite invers: pornesc de la finanțare, nu de la afacere. În alte cazuri, firmele subestimează costurile reale, nu au capital de lucru, nu înțeleg diferența dintre cheltuieli eligibile și neeligibile sau tratează consultantul ca pe un prestator punctual, nu ca pe un partener de proces. Pentru IMM-urile care aplică, întrebarea corectă nu este doar „ce bani se dau?”, ci „ce proiect am, de ce am nevoie de el, cât mă costă cu adevărat și pot să îl susțin după ce se termină finanțarea?”. Abia după acest răspuns, fondurile europene devin o oportunitate. Până atunci, pot fi doar o altă formă de risc.