Tot mai multe firme românești aleg externalizarea serviciilor. Peste 65% dintre IMM-urile europene au adoptat deja acest model doar în IT

Schimbarea se vede și în structura echipelor. Unele roluri sunt redefinite, iar angajații ajung să lucreze alături de specialiști externi. În aceste condiții, responsabilitățile trebuie stabilite clar, pentru ca organizația să nu piardă controlul asupra activităților importante.

Managementul decide ce servicii pot fi transferate, iar departamentul de HR gestionează efectele asupra oamenilor. Angajații trebuie pregătiți pentru noile responsabilități, iar competențele esențiale trebuie păstrate în companie. Altfel, furnizorul poate ajunge să cunoască activitatea mai bine decât propria echipă.

Dacă în trecut externalizarea era folosită în principal pentru reducerea cheltuielilor, astăzi le oferă companiilor acces mai rapid la specialiști și tehnologii. Aceste resurse ar fi mai greu sau mai costisitor de construit în interior.

„În prezent, comparativ cu ceea ce se întâmpla pe piață în urmă cu 10-15 ani, companiile de dimensiuni medii și cele antreprenoriale românești sunt mult mai deschise să externalizeze servicii precum contabilitate, salarizare, servicii juridice, IT sau anumite activități de marketing. În general, sunt vizate capabilități care nu sunt apropiate de «core», de ceea ce aduce un avantaj competitiv organizației. Însă companiile încep să își facă curaj să se uite și în zone pe care, în trecut, nu le doreau externalizate”, spune Andrei Ristea, CEO Trend Consult.

Companiile externalizează tot mai multe servicii pentru a câștiga flexibilitate

Externalizarea poate oferi companiilor mai multă predictibilitate asupra costurilor și mai multă flexibilitate în organizarea activității. Prin contract, pot fi stabilite termenele, responsabilitățile și indicatorii de performanță.

„Flexibilitatea apare din posibilitatea de a ajusta mai ușor capacitatea cumpărată. În perioadele de creștere, furnizorul poate aloca resurse suplimentare. În perioadele mai lente, compania nu rămâne cu aceeași structură fixă de costuri. Predictibilitatea apare însă doar atunci când procesul este suficient de bine definit și integrat cu restul organizației. Aici merită acordată multă atenție de către cei care își propun să externalizeze, pentru prima dată, un proces mai amplu. Nu poți externaliza coerent o activitate pe care nu ai reușit să o înțelegi și să o structurezi intern. În lipsa unor obiective, responsabilități și standarde clare, compania nu externalizează un proces, ci doar transferă confuzia către o altă entitate, căreia îi va fi și mai greu să genereze claritate”, spune Andrei Ristea.

De ce externalizează companiile partea de IT

Motivele clasice, precum reducerea costurilor și acoperirea deficitului de resurse, rămân importante, însă în 2026 companiile urmăresc tot mai mult accesul rapid la competențe specializate.

Printre principalele avantaje se numără:

• Acces la expertiză de nișă (AI/ML, securitate cibernetică, DevOps avansat, migrare cloud). Fără construirea unei echipe interne dedicate pentru un proiect punctual.
• Scalare rapidă, mai ales pentru startup-uri sau echipe care trec prin perioade cu volum ridicat de activitate. Precum lansarea unui produs sau o migrare majoră.
• Continuitate operațională, prin asigurarea suportului 24/7 fără suprasolicitarea echipei interne.
• Focus pe activitatea de bază, prin concentrarea echipei interne asupra produsului principal. În același timp, componente precum infrastructura, integrările sau suportul sunt preluate de un partener extern.

Care sunt riscurile

Andrei Ristea spune că, în general, orice proces de externalizare presupune o cedare parțială de control. Furnizorul primește acces la date, procese, angajați, clienți sau informații sensibile. Din acest motiv, problema centrală nu este doar competența furnizorului, ci și nivelul de încredere construit între cele două părți.

„Încrederea nu ar trebui înțeleasă aici ca o simpatie personală sau ca impresia că furnizorul «pare serios». Într-o relație profesională, încrederea se construiește din competență demonstrată, integritate, transparență și predictibilitatea comportamentului. Compania care externalizează trebuie să știe cât mai sigur că furnizorul îi va spune adevărul inclusiv atunci când lucrurile nu merg bine, că va semnala riscurile înainte ca acestea să devină crize și că nu va folosi asimetria informațională în propriul avantaj”, explică acesta.

Externalizarea vine la pachet cu provocări

Altfel spus, o companie poate externaliza o activitate, dar nu poate externaliza complet riscul asociat acesteia.

„Unul dintre cele două mari riscuri pe care le văd eu, în calitate de consultant, este pierderea competenței interne. Dacă o companie externalizează complet o funcție timp de mulți ani, poate ajunge să nu mai înțeleagă suficient de bine activitatea respectivă. Apare astfel o relație de dependență: partenerul extern deține datele, istoricul, metodologia și expertiza operațională. Costul schimbării furnizorului devine uneori mult prea mare și este decisă păstrarea lui chiar dacă toate informațiile «îți strigă» că lucrurile nu merg în direcția potrivită. Al doilea mare risc apare atunci când furnizorul își optimizează procesele și activitatea exclusiv pentru ceea ce poate fi măsurat contractual. Nu pentru rezultatul final urmărit de companie”, afirmă Andrei Ristea.

Alte riscuri menționate de acesta sunt fragmentarea responsabilității, vulnerabilitățile de securitate și scăderea calității experienței clientului.

„Propunerea mea către antreprenori este să analizeze temeinic deciziile care privesc externalizarea activităților care definesc identitatea organizației și relațiile prin care construiesc încredere cu clientul”, adaugă Andrei Ristea.

Andrei Ristea, CEO Trend Consult. Sursa foto: Arhiva companiei

65% dintre IMM-urile europene au apelat deja la externalizare

În acest context, tot mai multe companii aleg să păstreze intern activitățile esențiale și să apeleze la furnizori pentru competențele pe care nu le pot acoperi prin propria echipă. Tendința este vizibilă mai ales în domeniul IT. În acest sector, peste 65% dintre IMM-urile europene cu mai puțin de 100 de angajați folosesc deja, cel puțin parțial, servicii externalizate.

„Pe infrastructura livrată ca serviciu, hosting administrat, cloud, backup, disaster recovery – logica este și mai puternică. Pentru că firma client obține expertiza unei echipe întregi plătind o fracțiune din costul angajării ei. Noi observăm în relația cu clienții că modelul hibrid câștigă teren. Firma păstrează intern ce ține de specificul ei de business și externalizează exact componentele care cer scalare și expertiză continuă, monitorizarea, securitatea, backup-ul”, explică Adrian Chiruță, co-CEO și acționar cyber_Folks.

Potrivit acestuia, și în România numărul companiilor care apelează la furnizorii de servicii IT este în creștere. Evoluția a accelerat după 2020, când pandemia a determinat companiile să își externalizeze rapid o parte dintre funcțiile tehnice.

„Doi factori împing astăzi piața în această direcție: lipsa cronică de specialiști și presiunea de reglementare. Practic, tot mai multe firme realizează că nu mai are sens economic să construiască și să întrețină infrastructură proprie pentru funcții pe care le pot obține mai sigur și mai predictibil ca serviciu.”

Pe măsură ce tehnologii precum inteligența artificială, cloud-ul și securitatea cibernetică devin componente esențiale ale afacerilor, externalizarea IT trece de la statutul de soluție operațională la cel de instrument strategic. Companiile vor păstra intern competențele care le diferențiază, dar vor apela tot mai mult la parteneri externi pentru zonele unde viteza și expertiza sunt decisive.

Piața externalizării va continua să se dezvolte în România

Potrivit lui Andrei Ristea, serviciile căutate de companii se vor schimba în următorii ani. Inteligența artificială va prelua treptat activități repetitive, precum introducerea datelor, procesarea documentelor sau raportarea standard. Accentul se va muta către interpretarea informațiilor și folosirea lor în luarea deciziilor.

„Cu siguranță, vom vedea o dezvoltare mai puternică a modelelor fracționate: CFO, HRD, CMO, Chief Revenue Officer sau specialist în securitate disponibil câteva zile pe lună. Aceste formule oferă companiilor acces la senioritate fără costul și rigiditatea unui rol executiv permanent. În cursa după eficiență, întrebarea cu care închid este: ce competențe trebuie să păstrăm în interior pentru a ne proteja cultura, identitatea brandului și avantajul competitiv și ce competențe putem accesa mai inteligent dintr-un ecosistem extern? Pentru mine doar această întrebare este suficientă pentru a porni o discuție de strategie cu echipa de management a unei organizații cu mindset de creștere”, mai spune Andrei Ristea.

În acest context, modul în care organizațiile își aleg și coordonează partenerii va deveni o componentă importantă a strategiei de dezvoltare. „Companiile care vor construi viitorul nu vor fi neapărat cele care dețin acum resurse uriașe, ci cele care știu să pună împreună cele mai bune competențe interne și externe. Capacitatea de a face acest lucru va depinde mai puțin de contractele pe care le au semnate acum și mai mult de calitatea relațiilor, de claritatea responsabilităților și de încrederea construită între partenerii interni și externi”, a conchis Andrei Ristea.