De la ghișeul aglomerat, la servicii digitale eficiente. 5 schimbări promise contribuabililor de ANAF

Potrivit ANAF, digitalizarea trebuie privită ca un proces gradual, nu ca o aplicație unică sau ca o simplă interfață online. Instituția include această transformare în Planul Strategic 2025–2028 și în angajamentele asumate prin PNRR.

Pentru mediul de afaceri, însă, digitalizarea Fiscului are o miză practică. Companiile nu așteaptă doar platforme noi, ci mai puține raportări redundante, mai puține sincope tehnice și o relație mai puțin contondentă cu administrația fiscală. În lipsa unei regândiri a proceselor, există riscul ca „dosarul cu șină” să fie înlocuit doar de un dosar electronic, dar la fel de dificil de gestionat.

Radu Puchiu, co-fondator al H.appyCities, consideră că direcția este una firească, mai ales în contextul reducerii interacțiunii fizice cu administrația fiscală. „SPV va deveni principala poartă de interacțiune a contribuabililor cu statul, în materie de fiscalitate. Este normal să existe o reducere a biroului, mai ales dacă există o analiză riguroasă privind serviciile livrate acolo și gradul de încărcare”, spune acesta.

Raportarea electronică, baza de date pe care se construiește noul ANAF

Prima direcție indicată de ANAF în răspunsul trimis pe adresa redacției este dezvoltarea sistemelor de raportare electronică și de colectare digitală a informațiilor fiscale. Aici intră SAF-T, RO e-Factura, RO e-TVA, RO e-Transport, RO e-Sigiliu, conectarea caselor de marcat la sistemul informatic al ANAF și sistemele de interoperabilitate fiscală. Aceste instrumente ar trebui să ofere Fiscului o bază mai consistentă de date.

În teorie, această etapă este fundamentul întregii reforme. Dacă ANAF primește date mai rapid, mai structurat și mai complet, poate reduce solicitările repetate către contribuabili. Poate vedea mai bine fluxurile economice. Poate controla mai țintit și poate elimina, treptat, raportările care dublează informații deja transmise.

În practică, însă, mediul de afaceri a resimțit această etapă și ca pe o acumulare de obligații. Companiile raportează prin mai multe sisteme, uneori aceleași date, în formate diferite. Atunci când sistemele nu comunică perfect între ele, apar necorelări, clarificări și suspiciuni care consumă timp.

Robert Șova, vicepreședinte al CECCAR, spune că digitalizarea făcută până acum este utilă, dar insuficientă dacă nu schimbă logica raportării. „S-a realizat o digitalizare și este de bun augur. Sistemele încă nu sunt la maturitatea necesară pentru a evita sincopele care apar în perioadele de vârf, când sunt suprasolicitate”, spune acesta.

El susține că problema nu este doar tehnică, ci de arhitectură administrativă. „Ar fi util ca toate procesele care definesc relația contribuabilului cu ANAF să fie regândite și transformate digital, nu doar digitalizate. Este important ca aceste procese să se mapeze pe avantajele aduse de tehnologie, inclusiv prin reducerea obligațiilor de raportare”, spune Șova.

Valorificarea datelor – de la colectare la analiză de risc

A doua direcție anunțată de ANAF este valorificarea datelor colectate. Pe măsură ce sistemele precum e-Factura, e-Transport sau SAF-T devin operaționale, Fiscul acumulează volume mari de informații. Următorul pas este folosirea acestor date pentru analiză, monitorizare și identificarea riscurilor fiscale.

ANAF menționează proiecte precum APIC/Big Data, analiza de risc, registrul electronic al riscurilor fiscale și utilizarea datelor provenite din raportările digitale. Scopul declarat este ca acțiunile administrației fiscale să fie mai bine prioritizate. Cu alte cuvinte, controalele ar trebui orientate spre zonele cu risc ridicat, nu aplicate uniform tuturor contribuabililor.

Aceasta este, probabil, etapa care poate schimba cel mai mult relația dintre Fisc și firme. Dacă analiza de risc funcționează corect, contribuabilii onești ar trebui să fie deranjați mai puțin. Cei cu comportament fiscal problematic ar trebui identificați mai repede. Iar resursele ANAF ar putea fi folosite mai eficient.

Dar există și un risc. Dacă datele sunt incomplete, prost corelate sau interpretate rigid, digitalizarea poate produce alarme false. În loc să reducă presiunea administrativă, poate genera noi neclarități și chiar noi blocaje. Pentru contribuabil, diferența dintre un sistem inteligent și unul birocratic se vede în numărul de explicații pe care trebuie să le dea pentru erori care nu sunt neapărat ale lui.

Șova spune că relația cu contribuabilul trebuie recalibrată spre prevenție, nu doar spre sancțiune. „Relația cu contribuabilii ar trebui să fie orientată spre prevenție. Acum este o relație contondentă, iar sistemul de amenzi trebuie recalibrat astfel încât să nu creeze victime colaterale”, afirmă vicepreședintele CECCAR.

Serviciile digitale: SPV devine poarta principală către Fisc

A treia direcție este cea mai vizibilă pentru contribuabili. ANAF vizează dezvoltarea serviciilor digitale și reducerea interacțiunii directe la ghișeu. În această zonă intră extinderea Spațiului Privat Virtual, serviciile la distanță, soluțiile de tip chatbot, contact-center-ul și interacțiunea video securizată între contribuabili și funcționarii fiscali.

Această etapă poate fi cel mai rapid resimțită de firme și persoane fizice. Dacă SPV devine mai stabil, mai clar și mai ușor de folosit, contribuabilul câștigă timp. Nu mai depinde de programul ghișeului, de interpretări locale sau de deplasări inutile. Relația cu ANAF poate deveni mai predictibilă.

Radu Puchiu spune că această mutare este normală, dar trebuie dublată de servicii online mai bune. „Din perspectiva contribuabililor, așteptările sunt ca serviciile online să fie mult mai bune. Nu vorbim despre apariția online-ului, ci despre îmbunătățirea acestei componente”, afirmă acesta.

El vede centralizarea ca pe o condiție pentru o digitalizare funcțională. „Autoritățile ar trebui să se axeze pe centralizarea serviciilor. Să nu mai existe sisteme IT descentralizate, la nivel local, geografic sau la nivel de agenție, ci totul să fie centralizat și accesibil de oriunde, la nivel național”, spune Puchiu.

Această observație este importantă. Digitalizarea nu înseamnă doar că un formular se depune online. Înseamnă că serviciul este același la București, Iași, Cluj sau Craiova. Înseamnă că informația este disponibilă la nivel național, iar contribuabilul nu mai depinde de fragmentarea administrativă.

Procesele interne sunt partea nevăzută a digitalizării

A patra direcție menționată de ANAF privește modernizarea proceselor interne. Instituția vorbește despre automatizarea unor fluxuri de lucru, modernizarea sistemelor informatice, soluții de tip case management, digitalizarea valorificării bunurilor și îmbunătățirea gestionării declarațiilor, creanțelor și documentelor.

Aceasta este zona mai puțin vizibilă public, dar esențială pentru succesul reformei. Contribuabilul poate vedea o interfață mai bună în SPV. Dar dacă în spate dosarul circulă tot greu, între compartimente slab conectate, digitalizarea rămâne incompletă. Performanța serviciului online depinde de cât de bine sunt schimbate fluxurile interne.

Aici apare diferența dintre digitalizare și transformare digitală. Prima poate însemna scanarea unui document sau completarea unui formular online. A doua înseamnă schimbarea procesului, eliminarea pașilor inutili și folosirea datelor deja existente. Pentru companii, aceasta este diferența dintre un stat care cere aceleași informații de mai multe ori și unul care știe deja ce a primit.

Robert Șova avertizează exact asupra acestui risc. „Trebuie să vorbim despre digitalizarea proceselor, nu doar a documentelor. Nu ar trebui să înlocuim dosarul cu șină cu un dosar electronic cu șină”, spune acesta.

Pentru ANAF, modernizarea internă este și o chestiune de capacitate administrativă. Dacă sistemele sunt centralizate, iar procesele sunt automatizate, funcționarii pot fi mutați din zona de procesare repetitivă spre analiză, asistență și control de risc. Dacă nu, digitalizarea poate ajunge doar un strat tehnic pus peste aceleași blocaje vechi.

Fără securitatea datelor sistemul nu poate funcționa

A cincea direcție este securitatea informațiilor. ANAF gestionează un volum uriaș de date sensibile despre persoane fizice și companii. Declarații, facturi, tranzacții, transporturi, situații fiscale și informații financiare ajung tot mai mult în sisteme digitale.

De aceea, digitalizarea Fiscului nu poate fi separată de protecția datelor și securitatea informatică. Cu cât statul colectează mai multe informații în timp real, cu atât responsabilitatea pentru protejarea lor crește. O breșă de securitate într-un astfel de sistem nu ar fi doar o problemă tehnică, ci una de încredere publică.

ANAF spune că digitalizarea trebuie însoțită de măsuri adecvate de protecție a datelor, confidențialitate și securitate informatică. Este o condiție de bază, dar și un test de maturitate. Contribuabilul este obligat să transmită date. Statul este obligat să le protejeze.

Securitatea are însă și o componentă de funcționalitate. Un sistem sigur, dar greu de folosit, poate bloca relația cu contribuabilul. Un sistem ușor de folosit, dar vulnerabil, poate crea riscuri majore. Reforma ANAF trebuie să găsească echilibrul între acces rapid, protecție și continuitate.

Testul real: va fi mai simplu și mai facil?

Digitalizarea ANAF va fi judecată, în final, după efectul asupra contribuabilului. Dacă firmele vor raporta aceleași date de mai multe ori, dacă platformele vor cădea la termene-limită și dacă erorile tehnice vor genera amenzi, reforma va fi greu de apărat. Dacă însă raportările se reduc, controalele devin mai țintite și serviciile online funcționează mai bine, efectul poate fi major.

Totuși, România concurează cu alte jurisdicții nu doar prin taxe, ci și prin ușurința de a face business. Dacă relația cu statul este complicată, costisitoare și imprevizibilă, companiile pot muta activități acolo unde conformarea este mai simplă.

Digitalizarea ANAF este legată și de angajamentele asumate prin PNRR. Asta înseamnă că reforma nu este doar o opțiune administrativă, ci și o obligație într-un calendar mai larg. Întârzierile pot avea costuri, iar România are nevoie de rezultate vizibile. În final, digitalizarea ANAF nu va fi validată de lista aplicațiilor lansate, ci de calitatea relației dintre stat și contribuabil. Cele cinci direcții anunțate pot construi o administrație fiscală mai eficientă. Dar numai dacă tehnologia va fi folosită pentru a simplifica procesele, nu pentru a le împacheta în forme noi.