Cât de deschise sunt companiile din România către externalizarea serviciilor. 41% dintre firme folosesc deja astfel de soluții

Deși oferta de externalizare a serviciilor este prezentă în România de ani buni, companiile locale rămân mai prudente decât cele din restul Europei atunci când vine vorba de adopție. La nivel de intenții stăm însă bine. Mai mult de jumătate dintre angajatorii din România (54%) declară că intenționează să externalizeze în următorii trei ani. Pe primele locuri sunt serviciile IT și cele de salarizare. La nivel european, procentul real este de 57%. Acest lucru arată că România nu este, totuși, în afara tendinței, ci mai degrabă ușor în urma ei, într-un ritm diferit de adoptare.

În prezent, 41% dintre companiile românești au apelat la externalizare, în timp ce media europeană urcă la 50%. În zona de salarizare, 37% dintre angajatori au externalizat deja aceste procese, comparativ cu 44% în Europa. Doar 4% dintre companiile din România au mers până la externalizarea completă, față de 6% la nivel european. Iar intenția de a face acest pas rămâne relativ moderată, în jur de 1 din 20 de companii locale, comparativ cu 1 din 10 în Europa.

După cum explică specialiștii, România are un paradox structural. Pe de o parte este una dintre cele mai mari piețe de servicii externalizate din Europa, pe de alta companiile locale au fost mult mai prudente în a aplica același model.

România, unul dintre cele mai mari furnizori de serivicii de externalizare

Corina Neagu, specialist HR, susține că această diferență este vizibilă în practică. „România este una dintre cele mai mari fabrici de externalizare ale Europei. Peste 200.000 de oameni lucrează în centre de servicii și BPO, procesând salarizare, contabilitate și suport pentru companii din Vestul continentului. Însă, când vine vorba de propriile organizații, firmele românești au fost mult mai ezitante să își externalizeze funcțiile interne. Externalizăm pentru alții cu competență recunoscută internațional, dar acasă instinctul rămâne adesea același. Mai bine fac eu, că știu cum stau lucrurile”, spune Corina Neagu.

Datele din piață confirmă această reținere. Studiile EY din ultimii ani arătau un tablou destul de stabil. În jur de două treimi dintre companii țin administrarea de personal intern, iar salarizarea este încă făcută în firmă de o ușoară majoritate. Externalizarea există, dar nu a devenit regula. Mai important, lucrurile s-au schimbat foarte puțin de la un an la altul.

Cu toate acestea, din 2022-2023, ritmul a început să crească. Unul dintre motive este tot mai simplu: complexitatea a crescut mult. Statul român a devenit, fără intenție, un factor important în această schimbare. Sisteme precum e-Factura, SAF-T sau e-Transport, modificările frecvente ale Codului fiscal, schimbările de TVA și regulile pentru microîntreprinderi, au făcut ca partea de conformitate să fie mult mai greu de gestionat intern.

„Deschiderea crește. Dar e bine să fim cinstiți cu privire la ce o împinge. O parte e strategie, o parte e oboseală în fața birocrației, iar restul e o schimbare de mentalitate care vine, încet, odată cu schimbul de generații”, spune specialistul HR.

Start-up-urile și microîntreprinderile externalizează din necesitate

Potrivit Corinei Neagu, antreprenorii mai tineri, obișnuiți cu platforme digitale, freelanceri și echipe flexibile, văd externalizarea ca pe ceva normal. Există, în practică, un profil destul de clar. Start-up-urile și microîntreprinderile externalizează din necesitate. De asemenea, IMM-urile sunt zona în care externalizarea are cel mai mult sens. În același timp, sunt și cele mai multe riscuri dacă nu este gestionată activ.

„Nu ai nici capacitatea, nici sensul economic de a construi un departament de contabilitate pentru cinci oameni. Aici totul e fracțional, contabil extern, eventual un CFO part-time, salarizare la furnizor și e perfect rațional”, spune specialista.

Companiile mature acționează selectiv. Păstrează intern ce e strategic și sensibil, externalizează ce e tranzacțional, construiesc, adesea, modele hibride sau chiar propriile centre de servicii.

Pe industrii, logica e aceeași. Zonele reglementate și tranzacționale, precum IT, salarizare, contabilitate sau conformitate, se externalizează bine peste tot. Pentru că sunt, în esență, aceleași oriunde. IT-ul a fost pionierul, urmat de administrarea de personal și salarizare. Dar ariile de activitate care interferează cu cultura organizației sau core business-ul acesteia, relațiile-cheie cu clienții sau cunoașterea fină a produsului, rezistă externalizării. „Aici îmi permit să înfig un steag, fiindcă e domeniul meu. HR-ul tranzacțional – statul de plată, dosarele, declarațiile, se externalizează liniștit. HR-ul strategic – cultura, dezvoltarea oamenilor, încrederea, leadershipul – nu se externalizează. Cine confundă cele două categorii a înțeles greșit ce e, de fapt, resursa umană”, explică Corina Neagu.

Care sunt principalele riscuri ale externalizării excesive 

Corina Neagu spune că riscurile externalizării apar mai ales când companiile trec de la mutarea activităților administrative la externalizarea funcțiilor esențiale. În timp, poate apărea pierderea know-how-ului intern, dependența de furnizor și iluzia că responsabilitatea dispare odată cu procesul.

Specialista  atrage atenția și asupra unor riscuri mai puțin evidente. Este vorba despre confidențialitatea datelor în zona de salarizare. Și, în forme extreme, situația în care o companie ajunge să nu mai facă aproape nimic intern, ci doar să coordoneze furnizori. În acest context, riscul real nu este externalizarea în sine, ci pierderea controlului și a discernământului.

Cum influențează externalizarea structura de costuri

Pe costuri, contribuția externalizării este că transformă costuri fixe în costuri variabile și aduce predictibilitate „Trebuie demontat mitul tenace conform căruia externalizarea înseamnă automat «mai ieftin». De multe ori nu e. Odată ce adaugi costul de a gestiona relația, costul ascuns al unei calități slabe, costul de a corecta erori și costurile de schimbare a furnizorului, economia «de manual» se subțiază. Valoarea reală nu stă în factura mai mică. Constă în predictibilitate și în acces la o capacitate pe care nu trebuie s-o întreții singur. Cine externalizează doar ca să taie din cheltuieli, fără altă logică, descoperă de obicei că ieftin și valoros nu sunt sinonime”, afirmă corina Neagu.

Pe zona de scalare, avantajul e însă real și consistent. Poți crește sau micșora volumul de servicii livrat de un furnizor de extrnalizare fără să angajezi și fără să concediezi. Pentru afaceri sezoniere sau aflate în creștere rapidă este ideal. Nu ai povara unui departament supradimensionat în lunile slabe și nu te blochezi din lipsă de capacitate în lunile pline. Externalizarea îți dă, aici, o elasticitate pe care o structură internă rigidă pur și simplu nu o poate oferi.

„Cât despre avantajul competitiv, aici trebuie să fiu foarte clară. Externalizarea în sine nu te face competitiv. Faptul că ai externalizat salarizarea nu sperie pe nimeni și nu câștigă niciun client. Avantajul competitiv nu stă în actul de a externaliza, ci în ce faci cu atenția, cu capitalul și cu oamenii pe care îi recuperezi astfel. Externalizezi statul de plată nu pentru că e ieftin. Ci ca să nu-ți irosești cei mai buni oameni pe fluturași, ci pe lucrurile care chiar te diferențiază. Iar asta funcționează doar dacă externalizarea face parte dintr-o strategie deliberată de concentrare. Nu se face dintr-o tăiere de costuri făcută în panică”, mai spune Corina Neagu.

AI și digitalizarea funcțiilor HR

În prezent, profesioniștii HR din România folosesc AI în principal pentru:

• recrutare (36%).
• training și dezvoltarea competențelor (30%).
• respectarea cerințelor de conformitate (28%).
• pontaj (28%).
• managementul performanței (27%).

„Transformările din zona de salarizare reflectă, de fapt, o schimbare mai profundă în modul în care companiile din România își gestionează oamenii. Externalizarea, digitalizarea și investițiile în competențe interne nu sunt direcții separate, ci parte din același proces de maturizare. Organizațiile care reușesc să le combine eficient vor avea nu doar procese mai bune. Vor avea și o relație mai solidă cu angajații lor,” explică Ciprian Chiorean, general manager SD Worx România.

Evoluția externalizării în România în anii următori

Potrivit Corinei Neagu, următorii ani vor fi marcați de evoluții vor rescrie modul în care funcționează externalizarea.

Prima dintre acestea va consta în complexitatea reglementară va continua să crească. Deci externalizarea conformității va crește odată cu ea. Câtă vreme statul rescrie regulile cu frecvența cu care o face ăn ultimii ani, tot mai puține firme vor putea ține pasul cu o singură persoană internă. Paradoxal, cel mai puternic motor al externalizării în România nu va fi nici eficiența, nici „moda” managerială, ci pur și simplu legislația. Statul rămâne cel mai bun agent de vânzări pe care firmele de servicii și l-ar putea dori.

A doua și cea care va schimba cel mai profund piața este că automatizarea și inteligența artificială vor eroda partea de jos a lanțului. Contabilitatea de rutină, calculul salarial, introducerea de date, administrarea de bază – toate vor fi automatizate sau asistate de AI. Modelul de externalizare construit pe procesare ieftină de tranzacții este, practic, pe moarte. Valoarea se mută decisiv dinspre execuție spre interpretare, consultanță și judecată. Furnizorii care doar „procesează” vor fi striviți între automatizare și concurența de preț. Cei care oferă experiență, sfat și discernământ vor prospera. Cu alte cuvinte, externalizarea viitorului nu va mai fi „dați-ne munca repetitivă”, ci „ajutați-ne să înțelegem ce să facem cu ea”.

Apar noi forme de colaborare

Pe lângă automatizare și creșterea complexității legislative, specialiștii spun că piața va evolua și prin apariția unor forme noi de colaborare, aflate la granița dintre angajat și consultant extern. Potrivit Corinei Neagu, modelele fracționale și încorporate vor estompa granița dintre externalizare și capacitatea internă flexibilă.

„CFO fracțional, HR fracțional, expert interimar – tot mai mult vom vedea oameni care nu sunt nici complet angajați, nici complet externi, ci undeva la mijloc, integrați în echipă fără a fi pe statul de plată. Iar pe fundal lucrează schimbul de generații. Pe măsură ce antreprenorii obsedați de control predau ștafeta unei generații crescute în muncă distribuită, remote și fracțională, rezistența culturală de care vorbeam la început se va dizolva de la sine”, spune specialista.

Corina Neagu avertizează că, în goana după eficiență, companiile riscă să piardă din vedere ceea ce nu poate fi externalizat sau automatizat.

„În graba de a automatiza și de a externaliza, există un pericol real ca firmele să externalizeze tocmai partea umană și să descopere prea târziu că au făcut-o. Cultura, încrederea, apartenența și siguranța psihologică nu se externalizează și nu se automatizează. Nu există furnizor și nu există algoritm care să le livreze. Companiile care vor câștiga în următorii ani sunt cele care vor înțelege diferența: externalizează tranzacționalul fără ezitare și investesc în uman fără compromis. Restul vor avea procese impecabile, costuri predictibile și fluturași calculați la secundă. Și se vor mira, în ședințe lungi, de ce le pleacă cei mai buni oameni. Răspunsul nu va fi în registrele contabile, ci va fi exact în lucrul pe care l-au crezut, din greșeală, externalizabil”, conchide specialista.

Din această perspectivă, exzternalizarea nu mai este o „modă”, ci o necesitate pentru multe companii. Nu toate conștientizează însă nevoia, iar acest lucru va începe să le coste tot mai scump.